Презентация – великолепный повод для деловых знакомств и рекламы вашей организации, позволяющий завязать новые деловые контакты, вкусно поесть и просто развлечься. Если в вашей фирме нет специалистов по организации презентаций, стоит обратиться к компаниям, которые могут профессионально организовать такой праздник для всего вашего коллектива и деловых партнеров.
Презентации принято утраивать в случаях открытия выставок, основания или юбилея фирм, банков, при выходе новой продукции, при появлении новых филиалов и т.д. Все это дает повод пригласить нужных общественных и политических деятелей, предпринимателей, спонсоров. Список гостей тщательно подбираются, заранее рассылаются приглашения.
В программе презентации, как правило, присутствует пресс-конференция. Специалисты помогут вам предварить ее рассылкой пресс-релизов, подготовить речи и выступления. Презентация может сопровождаться концертной программой, выступлением известных артистов. Но только от вашего желания и кошелька будет зависеть их уровень и имена. Сегодня фирма-организатор праздника может пригласить любую звезду отечественного или зарубежного «Олимпа».
Во второй половине презентации может проходить прием в форме фуршета, буфета или, к примеру, коктейля. Обычно, если количество гостей превышает 60, их не рассаживают за столы, а организовывают прием стоя.
Предлагаемая еда может быть самой разной: салаты, бутерброды, пирожки, мясные и рыбные блюда, овощи, напитки, спиртное. Без официантов, метрдотелей и прочего обслуживающего персонала вам не обойтись. Сервировка и сами блюда меню не должны быть слишком сложными, ведь презентация не предполагает официальных обедов. Главная ее цель – общение с заинтересованными людьми.
Приезжать заранее на презентацию не принято, дабы не мешать организаторам ее подготовить. Но и опаздывать недопустимо, ведь самая важная информация выступления преподносится в начале мероприятия. Форма одежды – деловая (как для женщин, так и для мужчин). Однако творческих личностей в расчет брать не стоит, поскольку журналистов и фотографов в смокингах не так уж легко найти.
Но презентация – это, прежде всего, работа, а не развлечение. И потому необходимо выжать все за 1,5-2 часа. Не стоит «набрасываться» на еду, даже если мероприятие проходит после завершения рабочего дня и вы голодны. Подкрепившись, старайтесь максимально пообщаться с гостями и партнерами. Не стоит стесняться курсировать по помещению, ведь презентация и создана для того, чтобы вы познакомились и обменялись визитками с как можно большим количеством гостей.
Не забудьте о бейджах. Прикрепите их на одежду всех сотрудников и гостей. Объясните нижестоящим по служебной лестнице партнерам, что им не стоит сразу знакомиться со значительными людьми. Кроме того, сотрудники не могут покинуть мероприятие раньше руководства. С другой стороны, на многолюдном приеме, уходя, не прощаются.
Доверьтесь специалистам в области организации праздников, после чего большая часть проблем по ее подготовке отпадет сама собой. Ведь организация любых праздников – занятие очень трудоемкое.
