Формат проведения специальных праздников или корпоративных мероприятий зависит от целевой аудитории и ориентирован на нее. После определения цели и задачи мероприятия, разработки стратегии по продвижению необходимого продукта, нужно изучить состав предполагаемой аудитории, ее концентрацию, планируемую численность и даже особенности восприятия, а также стиль жизни.
Организация праздников для разных аудиторий предполагает конкретизацию и учет индивидуальных характеристик в планировании мероприятия. Продукт, ориентированный на удовлетворение потребностей взыскательных клиентов, требует одной стратегии. Продукт, предназначенный для аудитории тинейджеров, должен удовлетворять потребности этой категории потребителей.
Мероприятие, в котором участвует небольшое количество гостей, ничего не говорит о его бюджете. Если событие предлагает полный эксклюзив – бюджет может быть значительным. Целью организации праздников является долгосрочное поддержание марки или услуги, выработка у потребителя личностного отношения и даже эмоционального восприятия торговой марки. Прямой зависимости между форматом мероприятия и его эффективностью провести нельзя. Успех организации, равно как и ее эффективность, определяется в конкретном случае.
Сложность планируемого события предполагает наличие времени, необходимого на его подготовку. При организации и проведении высокобюджетных мероприятий должны учитываться даже самые незначительные детали. Для этого нужно реально оценить ресурсы и возможности компании, провести мониторинговые исследования. По их результатам можно оценить уровень знакомства аудитории с продуктом. Иногда полезнее перед большим мероприятием провести ознакомительный банкет.
Для проведения масштабных выставок, фестивалей и других крупных мероприятий нужны соответствующие площадки. Даже в Москве их выбор ограничен. Выставка, соответствующая современным требованиям, может проводиться в Манеже или «Крокус Экспо». Часто для проведения специальных праздников используют банкетный зал «Safisa», усадьбу «Остафьево», особняк Стахеева. Если планируется шикарный банкет, выбирается известный ресторан.
Открытие бутиков и презентация брендов обычно проходят в этих же местах, но после самой церемонии часто гостям предлагается продолжить празднование в другом месте. Нужно обязательно учитывать соотношение гостей и площади помещения. Большая концентрация народа на маленькой площадке вызывает только негативные отзывы о мероприятии. Площадки должны удовлетворять и потребности технических служб.
Организация праздников подразумевает согласование всех исполнителей. Часто приглашаются звезды и почетные гости мировой величины. На подобных мероприятиях не должно быть чужой аудитории. Каждый гость должен себя чувствовать свободно и раскованно, и понимать, что все это мероприятие создавалось для него.
